Elanor hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we ze verkregen hebben. Deze doeleinden zijn:

• Het beheer en de hernieuwing van lidmaatschappen
• Het verzenden van het ledenblad Lothelanor en eventuele andere uitgaven
• Het verzenden van e-nieuwsbrieven
• Het verzenden van uitnodigingen voor activiteiten
• Het beheer en de opvolging van het vrijwilligersbestand en de bestuursmandaten
• Het organiseren en evalueren van activiteiten
• De boekhouding en het beheer van klanten en leveranciers
• Het bekomen van subsidies door de overheid

Elanor baseert zich daarbij op volgende gronden:

• Uitvoering van een overeenkomst bv. bij lidmaatschap of bij inschrijving op een betaalde activiteit hebben we jouw gegevens nodig.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen bv. voor de boekhouding en voor subsidiereglementen zijn we verplicht om een aantal gegevens bij te houden.
• Een afgewogen gerechtvaardigd belang, bv. om jou te kunnen informeren over onze werking en je uit te nodigen op onze activiteiten registreren we je mailadres.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verwerken jouw gegevens enkel wanneer dit nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. Elanor kan daarvoor volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen:

Leden

• Naam, adres en contactgegevens waaronder e-mailadres
• Persoonskenmerken (geboortedatum)
• Financiële gegevens: rekeningnummer, betaalgegevens lidgeld
• Overige info zoals aanbrenginfo en de reden van opzegging van het lidmaatschap

Sympathisanten

• Naam, mailadres

Klanten, leveranciers en commerciële partners

• Naam, adres en contactgegevens
• Financiële bijzonderheden zoals BTW-nummer of ondernemingsnummer, rekeningnummer
• Bestelinformatie en gegevens inzake het betalingsverkeer

Bezoekers website

Bij elk bezoek aan onze website verzamelt Elanor enkel persoonlijke informatie die noodzakelijk is om een optimale werking van de site te garanderen. 

Cookies

Bij het bezoek van onze loginpagina wordt er een tijdelijk cookie geplaatst om te testen of je browser cookies aanvaard. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en wordt gewist zodra je browser afgesloten wordt.

Bij het invullen van een formulier, kan aangegeven worden dat de browser naam, e-mailadres en website moet onthouden. Wordt deze checkbox aangevinkt dan zal een cookie geplaatst worden die deze informatie bijhoud, zodat deze gegevens een volgende keer niet meer moet ingeven worden.

Dit cookie blijft één jaar bestaan.

Formulieren

Bij het invullen van een formulier wordt de data verzameld die wordt getoond in het formulier.

• naam
• e-mailadres
• website
• comments

Daarnaast wordt ook het IP address en browser user agent string van de bezoeker gecapteerd om spamdetectie mogelijk te maken.

Op de website zal enkel naam en comment, na goedkeuring door de administrator, publiek getoond worden.

Het e-mailadres kan door Elanor worden gebruikt om te communiceren met de verzender van het formulier in het kader van de ingezonden vraag of opmerking.

Het e-mailadres wordt geanonimiseerd (als een hash) aangeboden aan de Gravatar service. Als je gebruik maakt van deze service wordt je profielfoto zichtbaar bij je comment of reply. De Gravatar service privacy policy kan hier geraadpleegd worden: https://automattic.com/privacy/.

Verzonden formulieren worden door een automatisch spamdetectieservice gecontroleerd. Onze website maakt gebruik van Akismet. De Akismet service privacy policy kan hier geraadpleegd worden: https://akismet.com/privacy/

Embedded content van andere websites

Het videomateriaal van Elanor bevindt zich op Youtube.com.
Het privacy beleid van Google kan hier geraadpleegd worden: https://policies.google.com/privacy?hl=nl

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Elanor bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt of zoals wettelijk vereist is. Wij hanteren volgende bewaartermijnen na het laatste contact dat jij zelf met ons had:

• Persoonsgegevens in de boekhouding (incl. ledengegevens): 7 jaar of langer indien dit verplicht wordt door de subsidieverlener

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of verlies.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Elanor van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een autorisatie- en authentificatiebeleid op al onze systemen.
• We informeren onze vrijwillige medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy doen we een analyse om de bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen.

Minderjarigen en gevoelige gegevens

Elanor verwerkt geen persoonsgegevens van minderjarigen (-16 j) of persoonsgegevens die als gevoelig worden geclassificeerd. 

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

Elanor beschouwt jouw gegevens als vertrouwelijke informatie en zal op geen enkel moment je gegevens verkopen of verhuren aan andere organisaties of bedrijven.

Wij geven je gegevens niet door aan derde partijen voor verdere verwerking.

Jouw rechten

Je hebt op elk moment recht op inzage, kopie en verbetering van je gegevens. Ook kan je je gegevens laten verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden. Daarvoor dien je een duidelijk verzoek te richten waarin je aangeeft wat je wenst te weten, verbeteren of verwijderen. Onze contactgegevens vind je bovenaan deze privacyverklaring. Om misbruik tegen te gaan, dient dit verzoek ondertekend en gedateerd te zijn en een kopie van de voorkant van je identiteitskaart te bevatten. Vragen tot het verwijderen van gegevens dien je specifiek te motiveren. Indien aan deze voorwaarden voldaan is, zal Elanor zo snel mogelijk aan je vraag voldoen en je hierover berichten.

Ontvang je nieuwsbrieven of mails i.v.m. de activiteiten van Elanor, dan kan je je op eenvoudig verzoek altijd laten uitschrijven. Dit staat ook duidelijk vermeld in de disclaimer van elke door ons verzonden mail.

Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je ons steeds verzoeken om deze verwerking te stoppen.

Ook kan je de door jou verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via info@elanor.be

Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Je vindt de contactgegevens op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijziging privacyverklaring

Elanor kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Elke wijziging zal via de website bekend gemaakt worden. De laatste wijziging gebeurde op 21.03.2021.